Interview: "Digitaal waar het kan, vliegen alleen als het écht moet"

Van alle vliegreizen die worden gemaakt in Nederland is ongeveer een derde zakelijk. Tijdens de coronacrisis hebben we ervaren hoe het is om op afstand te werken en niet voor meetings naar het buitenland te gaan. Welke invloed heeft corona gehad op de manier waarop we tegen werken aankijken? En zijn de tijden dat medewerkers voor een enkel congres naar de andere kant van de wereld vlogen voorbij?

Wij spraken een aantal grote bedrijven in Nederland over hun zakelijk vliegbeleid. In januari interviewden we Arcadis over hun digital first beleid en in maart PwC over hoe zij de nieuwe werk- en reisgewoontes vasthouden. Voor dit artikel spraken we met Anne Korthals Altes, manager sustainability bij Vattenfall. Wat doet Vattenfall om medewerkers te stimuleren om minder te vliegen? En wat heeft Vattenfall geleerd van zakendoen in tijden dat mensen elkaar niet in real life konden ontmoeten?

CO2-plafond
Het verminderen van zakelijke vliegkilometers moet bijdragen aan het behalen van het doel om in 2040 netto nul CO2-uitstoot te bereiken in de gehele waardeketen; van leveranciers upstream, tot de productie van energie en de bedrijfsvoering, tot de producten die Vattenfall downstream aan klanten levert. Vattenfall heeft zichzelf daarom per 2022 een CO2-plafond op vliegen opgelegd van 50% van de uitstoot van 2019. Op deze manier kunnen medewerkers ook een bijdrage leveren aan het verkleinen van de CO2-voetafdruk. Om onder dit plafond te blijven zijn ambitieuze maatregelen nodig om het aantal vliegreizen te beperken en de impact per vliegreis te verkleinen.

Digitaal waar het kan, vliegen alleen als het écht moet
Anne: ‘Het uitgangspunt van ons reisbeleid is dat medewerkers in de eerste plaats goed moeten nadenken of reizen überhaupt noodzakelijk is. Als reizen noodzakelijk is, worden medewerkers gestimuleerd kritisch te kijken naar het te kiezen transportmiddel. Je vliegt bijvoorbeeld niet als vergaderingen korter zijn dan drie uur, er wordt in principe geen businessclass gevlogen en er worden geen tussenstops gemaakt (tenzij het niet anders kan). Dat was al zo vóór de pandemie.’

‘In principe worden interne vergaderingen virtueel gepland, waarbij we gebruik maken van faciliteiten zoals videoconferenties. Al voor Corona is er bij Vattenfall “SMART working” geïntroduceerd om dit technisch mogelijk en gebruiksvriendelijk te maken. “SMART working” betekent dat we plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Dit geeft medewerkers de mogelijkheid om flexibel te werken, en een betere werk-privé balans te vinden’, vervolgt ze.

‘Medewerkers worden daarnaast op verschillende manieren bewust gemaakt van de alternatieven van vliegen en de impact van een vliegreis. Wanneer een zakenreis niet te vermijden is, wordt met verschillende nudges gezorgd dat medewerkers de meest duurzame keuze maken. Hiervoor zijn onder andere pop-ups geïntroduceerd in de online travel portal die “oppoppen” op het moment dat de trein een goed alternatief is voor de gekozen vliegreis. Ook is er bewust gekozen voor de locatie van ons hoofdkantoor, vlakbij een treinstation. Een ander voorbeeld is de pilot die we in Zweden zijn gestart waarbij de CO2-emissies van een vlucht een prijs krijgen, die in de travel portal zichtbaar wordt voor medewerkers. Op deze manier maken we medewerkers meer bewust maken van de klimaatkosten.’

‘Uiteindelijk begint het dus bij bewustwording. De 50% emissie-cap, is daar een goed voorbeeld van: we gaan met z’n allen minder vliegen. We zijn samen verantwoordelijk voor het doel en daarin moet iedereen zijn verantwoordelijkheid nemen. Deze insteek past heel erg bij ons als Vattenfall.’

Welke uitgangspunten hanteren jullie om te bepalen of een zakenreis nuttig is?
‘Wat een noodzakelijke reis is, is best lastig te definiëren. Het verschilt van case-tot-case. Interne vergaderingen korter dan drie uur waarvoor reizen nodig is, moeten digitaal plaatsvinden. Uitzonderingen hierop worden alleen gemaakt als meerdere korte vergaderingen op dezelfde dag gepland worden. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de medewerker, maar kan altijd getoetst worden bij de manager. Vragen die daarbij spelen zijn: is het een interne of externe afspraak? Ken je mensen al goed? En, wat is de aard van de meeting: voor een workshop is het vaak handiger om te reizen, dan voor een “normaal” bijpraatmoment. Je stapt in ieder geval niet voor een uurtje het vliegtuig in. We hebben tijdens corona echt wel geleerd dat je ook langere meetings digitaal kan organiseren, mits goed voorbereid.’

Hoe ging zakendoen de afgelopen twee jaar?
‘Over het algemeen zijn de resultaten goed, hebben we de bedrijfsvoering gecontinueerd en hebben we een stabiele vitale infrastructuur kunnen waarborgen. Uiteraard heeft corona ook voor de nodige uitdagingen gezorgd, zoals bij windprojecten. Door het inreisverbod was het een uitdaging voor buitenlandse medewerkers om op locatie te komen of terug te keren. Desondanks is het toch gelukt projecten “gewoon” door te laten draaien.’

Ze vervolgt: ‘Daarnaast zie je ook dat hybride bijeenkomsten nog best een uitdaging kunnen zijn. Je hebt niet hetzelfde communicatieniveau dan wanneer je daadwerkelijk bij elkaar zit. Er ligt daar echt een taak voor de voorzitter of moderator om te zorgen dat iedereen, virtueel dan wel fysiek, goed betrokken blijft. Dit moeten we echt nog met elkaar uitvinden. We gaan binnen Vattenfall naar een hybride vorm van werken toe. Het is hierbij mogelijk om, in overleg met je manager, deels thuis te blijven werken als je werk dat toelaat. Hoe dit er precies uitziet, verschilt per land. Op dit moment zijn we in Nederland aan het kijken hoe en in welke vorm we enkele algemene richtlijnen kunnen opstellen.’

Heb je er vertrouwen in dat jullie het doel van 50% uitstoot t.o.v. 2019 gaan halen?
‘Natuurlijk heb ik er vertrouwen in. Het gaat om het punt op de horizon, waar je met het hele bedrijf naar toe werkt. Je merkt nu gewoon dat op alle niveaus mensen ermee bezig zijn. Er wordt anders gedacht over (inter)nationaal reizen. Er is écht een omslag gekomen door corona. In 2025 wordt gekeken of onze doelstelling nog ambitieus genoeg is.’

Hebben jullie tips voor andere organisaties die hun reis/vliegbeleid willen verduurzamen?
‘Je moet vooral starten. Start klein, bijvoorbeeld met een pilot. En start met stappen die voor jouw organisatie logisch zijn. We hebben bij Vattenfall niet een strategie voor duurzaamheid, en daarnaast nog een aparte bedrijfsstrategie. Nee, onze hele bedrijfsstrategie is duurzaam. Zoals wij zeggen “Sustainability is the business”.’

‘Als je start gaat het vooral om bewustwording en kennis. Meten is weten. Hoe groot is de CO2-voetafdruk van je organisatie eigenlijk? Waar kan je de meeste winst behalen? Van daaruit kun je doelen gaan stellen en maatregelen introduceren. Het is daarbij belangrijk dat het management de doelen ondersteunt, uitdraagt en zelf het goede voorbeeld geeft. Geloofwaardigheid is belangrijk. En sluit je aan bij de Anders Reizen coalitie. In dit netwerk zitten veel bedrijven die al enige tijd bezig zijn met verduurzaming van business travel, Je hoeft dus niet opnieuw het wiel uit te vinden.’

‘Kortom, het gaat om geloofwaardigheid, een hoger doel en ambitie. En vooral starten!’ sluit ze af.